Solutions / Digitaliseren (scannen)

Eenvoudig uw documenten digitaliseren en archiveren.

Digitaliseren (scannen)

Het digitaliseren van documenten is een onmisbaar onderdeel van het alledaagse kantoorleven geworden. Daarom zijn veel multifunctionals standaard al uitgerust met geïntegreerde scanfuncties waarmee eenvoudig en snel documenten gedigitaliseerd kunnen worden naar PDF, TIFF of JPEG -formaat. De digitale documenten kunnen naar diverse bestemmingen worden verzonden voor verdere verwerking.

Scan to E-mail
Met deze functie kunt u gescande documenten e-mailen via het netwerk. E-mailadressen kunnen rechtstreeks worden ingevoerd op het gebruikerspaneel van uw MFP, worden gekopieerd uit het geïntegreerde adresboek of opgehaald bij een adresserver (LDAP- server). Gebruik van de e-mailfunctie in plaats van fax levert aanzienlijke besparingen op de telecommunicatiekosten. Behalve een netwerkverbinding is natuurlijk ook verbinding met een e-mailserver vereist.

LDAP-ondersteuning
LDAP-ondersteuning voor Scan to E-mail stelt u in staat de interne adresserver (LDAP- server) van het bedrijf te gebruiken voor de functie Scan to E-mail. Het grote voordeel van deze functie is dat hiermee toegang wordt geboden tot een centraal onderhouden bedrijfsadresboek, waardoor het MFP-beheer aanzienlijk wordt vereenvoudigd. Gebruikers kunnen op het gebruikerspaneel van de MFP hun eigen e-mailadresboek openen. In het bijzonder grote bedrijven profiteren van de mogelijkheid dat op het MFP-paneel rechtstreeks grote aantallen e-mailcontacten kunnen worden gekozen zonder ze allemaal volledig te hoeven intoetsen.

Scan to folder
SMB – Met Scan to SMB kunnen gebruikers gescande documenten rechtstreeks verzenden naar een computermap en daarin opslaan zodat gebruikers via het netwerk altijd toegang tot het document hebben.

FTP – Met Scan to FTP kunnen gegevens ook rechtstreeks op een FTP-server in het netwerk worden opgeslagen. Het grote voordeel van deze functie is dat gescande documenten toegankelijk zijn vanaf alle platformen, niet alleen maar vanaf Windows.

Document box
Document Box maakt het gebruikers mogelijk om af te drukken of gescande documenten op te slaan in een folder naar keuze op de harde schijf van de MFP. De opgeslagen documenten kunnen daarna, wanneer nodig, eenvoudig via het gebruikerspaneel weer worden opgehaald en verwerkt. Door middel van een miniatuurweergave van de eerste pagina is de gebruiker er van verzekerd dat het juiste document wordt geopend. Maar het hoeft niet alleen bij het opgeslagen document te blijven. U krijgt geheel nieuwe mogelijkheden voor het gebruik van uw documenten. Maak nieuwe documenten van afzonderlijk opgeslagen content en ontwerp een nieuwe lay-out voor het printen, sla content op of druk hem af door middel van een USB-opslagmedium.

Scan to application (TWAIN)
Met de ondersteuning van TWAIN kunnen gebruikers gescande documenten rechtstreeks importeren in een bedrijfsapplicatie. Middels onze scansoftware en verkregen metadata in het verwerkingsproces wordt bepaald waar en in welke vorm het document en/of de informatie uit het document in de bedijfsapplicatie terecht komt.

De metadata die nodig is om het resultaat te bepalen, wordt verkregen via:

> Automatische Optical Character Recognition (OCR)
> Automatische Intelligent Character Recognition (ICR)
> Automatische barcode herkenning
> Automatische Freeform herkenning
> De beantwoording van vragen middels een PC-client

Het scannen naar bedrijfsapplicaties biedt vele mogelijkheden en kan vrijwel in iedere bedrijfsomgeving ingezet worden. Door de relatief lage investering kent onze scansoftware een snelle terugverdientijd en is daardoor een zeer interessante oplossing gebleken voor vele organisaties.